Обязанности
1. Организация и ведение документооборота:
Разработка, внедрение и контроль за соблюдением стандартов, правил и инструкций по делопроизводству.
Организация и контроль за своевременным приемом, регистрацией, учетом, хранением и поиском документов.
Контроль за движением и исполнением документов внутри организации, включая сроки.
Организация работы архива организации и подготовка документов для передачи на архивное хранение.
Обеспечение конфиденциальности и защиты информации в соответствии с нормативными актами.
Работа с номенклатурой дел.
2. Работа с документами:
Разработка, оформление и редактирование различных видов документов (приказов, распоряжений, писем, актов, договоров и др.) в соответствии с установленными требованиями.
Проверка правильности оформления и содержания документов.
Подготовка проектов документов по поручению руководства или других специалистов.
Обеспечение соответствия документации требованиям законодательства и внутренним стандартам.
3. Организационная и методическая работа:
Обучение, инструктаж и консультирование сотрудников по вопросам делопроизводства и документооборота.
Разработка методических материалов, инструкций и шаблонов документов.
Проведение внутренних аудитов и проверок соблюдения правил делопроизводства.
Анализ документооборота, выявление слабых мест и разработка предложений по его оптимизации.
Участие во внедрении новых технологий и систем автоматизации документооборота (СЭД).
Взаимодействие с другими подразделениями для обеспечения эффективного документооборота.
4. Управление электронным документооборотом (СЭД) (если применимо):
Администрирование и поддержка СЭД, включая настройку прав доступа и пользовательских интерфейсов.
Обучение пользователей работе с СЭД.
Разработка и внедрение электронных форм документов и бизнес-процессов.
Мониторинг работы СЭД и решение возникающих технических проблем.
Обеспечение целостности и сохранности электронных документов.
Требования
- Образование: Высшее или среднее профессиональное образование (предпочтительно в области делопроизводства, управления документами, архивного дела, юридическое или гуманитарное).
Опыт работы: Опыт работы в области делопроизводства не менее 3-5 лет, включая опыт работы с электронным документооборотом (желательно). Опыт работы на аналогичной должности будет преимуществом. - Глубокое знание нормативных документов в области делопроизводства, архивного дела и документооборота.
Отличное владение ПК и пакетом офисных программ (MS Office, включая Word, Excel, Outlook).
Опыт работы с системами электронного документооборота (СЭД) на уровне пользователя и администратора (желательно).
Знание основ деловой переписки, этикета и правил оформления документов.
Условия
- График работы 5/2
- Ежегодный отпуск 28 календарных дней
- Оформление по ТК РФ